後遺障害等級の判定をする機関は、損害保険料率算出機構の自賠責損害調査事務所です。しかし被害者がここに、直接訪問することはありません。まずは交通事故の怪我がある程度回復して、これ以上改善の見込みがない「症状固定」となったら、医師に後遺障害診断書を書いてもらいます。
この後遺障害診断書を、被害者は保険会社に送ります。そして保険会社が、損害保険料率算出機構の自賠責損害調査事務所へ送ります。損害保険料率算出機構の自賠責損害調査事務所は、請求書類に基づき、事故発生の状況、支払いの的確性、損害額などを、公正、かつ中立な立場で調査し、等級の判断を下します。
今度はその結果を、損害保険料率算出機構の自賠責損害調査事務所が、保険会社に通知します。そして保険会社は、被害者に通知するという流れに。後遺障害診断書を保険会社に送ってから、保険会社から被害者に結果が通知されるまで、平均で1.5～2か月かかるといわれます。しかし内容によって、3～4か月かかることもあれば、1か月ほどで結果が通知されることもあります。
また後遺障害診断書を保険会社に送る際、任意保険会社に申請手続きを頼む「事前認定」と、自ら書類を用意して自賠責保険に申請する「被害者請求」の2種類があります。事前認定は楽だけれど、等級認定に不利な書類が添付、もしくは必要な書類が欠落して、保険会社から申請される可能性があります。これに対し被害者請求は手間がかかるけれど、自分で必要な書類を確認して申請することができるというメリットがあります。